Price Surfer Hoteles - Gestión de reservas

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Introducción

Price Surfer es una solución tecnológica cuyo objetivo es centralizar toda la información de hoteles y otras opciones de alojamiento en un solo sistema, brindando al usuario una interfaz gráfica amigable, capaz de comparar automáticamente varias opciones en una sola consulta, permitiendo reservar un itinerario con distintos destinos.

Price Surfer presenta un Frontend y un Backend.


Frontend (FE):

El Frontend de Price Surfer es donde el usuario realiza las búsquedas de disponibilidades hoteleras, genera sus propias cotizaciones y concreta las reservas de los mismos, además de poder consultarlas luego.

Las características generales del Frontend son:

  • Motor de Búsqueda y Validación
    • Búsqueda de disponibilidad de tarifas simultáneamente en múltiples proveedores.
    • Validación de precios y tarifas en tiempo real.
    • Filtro y ordenamiento de resultados con prácticas herramientas.
    • Visualización de hoteles preferidos en mapas.
  • Una Solución Internacional
    • Multi-lenguaje.
  • Los hoteles en detalle
    • Información en profundidad las características del hotel de su preferencia, con una presentación detallada (Amenities, características, régimen).
    • Visualización de fotografías, mapas del proveedor y los más novedosos servicios provistos por Google Maps visualizando fotos satelitales, vista a nivel de calle (StreetView), mapas e híbridos de planos y fotografías.
  • Control avanzado sobre los resultados
    • Ajuste y filtro de resultados por categoría, ubicación, comodidades, nombre de hotel y precio.
    • Ordenamiento por precio, categoría (rango de estrellas) y nombre del hotel.
  • Comparación de hasta cuatro Hoteles a la vez
    • Elección de hasta cuatro hoteles para comparar simultáneamente sus características.
    • Visualización en una sola pantalla a 4 columnas: tarifa, categoría, comodidades, ubicación y descripción para facilitar su decisión.
  • Gestión de Cotizaciones
    • Cotización de alojamiento en múltiples destinos para los itinerarios de clientes, utilizando el generador de cotizaciones online con validación de precios y disponibilidad en tiempo real.
    • Almacenamiento de cotizaciones para luego enviarlo por email o solicitar su reserva con confirmación inmediata.
  • Control de Reservas
    • Gestión en forma completa de reservas, tanto las activas como las históricas.
    • Consulta de información actualizada de reservas, generación y emisión de bonos (vouchers) o solicitud de cancelaciones.


Backend (BE):

El Backend de PriceSurfer es donde el usuario realiza la gestión administrativa y funcional de la aplicación.

Las características generales del Backend son:

  • Contratos de agencia
    • Gestión de términos de contratos con diferentes agencias.
  • Usuarios de la plataforma
    • Generación y mantención de usuarios asociados con cada agencia.
  • Reglas de precio
    • Provisión de descuentos y aplicación de márgenes (markups) y comisiones a las tarifas ofrecidas a las agencias de acuerdo a distintos criterios.
  • Configuración de proveedores
    • Activación o desactivación de proveedores y productos para cada agencia.
  • Gestión de reservas centralizado
    • En una única herramienta, consulta de todas las reservas de clientes, generación y emisión de bonos (vouchers), solicitud de cancelaciones, rescate de fechas de vencimiento, entre otras funciones.
  • Consulta de reservas con entrada próxima
    • Consulta de reservas que ingresarán próximamente en destino, por períodos de 24hs., 48hs. y 7 días.


Funcionalidad de la herramienta

Desde la sección Gestión de Reservas se pueden administrar las reservas que fueron realizadas en el Frontend. Contiene dos secciones:

  • una para consultar la información de la reserva, realizar diferentes operaciones sobre las reservas y sus ítems.
  • otra para informar pagos de reservas de forma completa. Permite realizar consultas ya definidas de 72hs y 7 días previos a concretarse la fecha del primer servicio, y reservas realizadas dentro de las 72hs y 7 días, como así también guardar consultas propias.

Gestión de reservas

Consultar Reservas

Objetivo

El usuario puede realizar consultar de las reservas generadas mediante el ingreso de diferentes filtros de búsqueda.

Además podrá guardar una consulta con determinados filtros para poder ejecutarla en otro momento sin tener que volver a definir los filtros de búsqueda nuevamente.

El usuario tiene la posibilidad de exportar el resultado de la consulta a un archivo Excel.

Funcionalidad y Pantalla

Para acceder a esta función, el usuario debe ingresar en el Backend y selecciona la opción “Gestión de Reservas” y luego la opción “Consultar Reservas”. Al ingresar a esta pantalla se muestra una serie de filtros de búsqueda y un listado de Reservas que se generaron en el Frontend.

El usuario puede ingresar los siguientes filtros de búsqueda para filtrar las reservas:

  • Localizador:
    • Tipo de Referencia: el tipo de referencia del localizador: Price Surfer, Sistema Proveedor
    • Valor
  • Fechas
    • Tipo de Fecha: Creación o Primer Servicio
    • Fecha desde y Fecha Hasta
  • Proveedor: se muestran los proveedores que tenga el operador habilitado.
  • Zona: se muestran las zonas dadas de alta, si se selecciona una zona, se muestran las reservas relacionadas a un contrato en la zona seleccionada.
  • Cuenta: se puede seleccionar una agencia.
  • Agente: se puede ingresar el nombre de un agente.
  • Cliente: Nombre y Apellido de Cliente
  • Pasajero: Nombre y Apellido de Pasajero
  • Pago: se puede especificar si la reserva esta “Pagada” o “Pendiente”
  • Estado General: se puede seleccionar el estado de la reserva.
  • Gastos: si se selecciona esta opción, se muestran las reservas próximas a generar gastos de cancelación. La cantidad de días a tener encuenta para este criterio se deben configurar en los contratos de cada agencia, sección Políticas de Precio.

Luego del filtrar el sistema muestra las reservas de acuerdo a los filtros ingresados, informando los siguientes datos: Localizador, Expediente, Fecha de Creación, Cliente, Agencia, Agente, Bruto, localizador de los Item, Estado. Los valores que se muestran en los respectivos montos están expresados en la moneda del contrato


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Si se selecciona la opción “Exportar”, el sistema exporta el listado de reservas a un Archivo Excel.

Consultas Guardadas:

Price Surfer muestra cuatro consultas predefinidas:

  • “72 hs”: muestra las reservas que tienen fecha de primer servicio dentro de las próximas 72 horas.
  • “7 días”: muestra las reservas que tienen fecha de primer servicio dentro de los próximos 7 días.
  • “Creación 72 horas”: muestra las reservas que tienen fecha de creación dentro de las últimas 72 horas.
  • “Creación 7 días” muestra las reservas que tienen fecha de creación dentro de los últimos 7 días.

El usuario puede acceder a dichas consultas aplicadas sobre su listado, haciendo clic en el botón respectivo en la barra de herramientas izquierda, debajo del título “Consultas Guardadas”.

Además, teniendo en cuenta la posibilidad que el usuario realice reiteradamente la misma consulta por cuestiones particulares de la operatoria de su negocio, Price Surfer brinda la posibilidad de que la misma sea guardada. Para esto, luego de realizar su consulta habitual, con los campos de filtrado correspondientes, el usuario deberá hacer clic en el botón “Guardar” en la parte inferior de la sección de filtrado.

Por ejemplo, en la imagen a continuación, se consultaron todas las reservas realizadas por el cliente “Diego Gomez”, y se va a guardar dicha consulta con el nombre “Diego Gomez”.


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De ésta manera, al guardarse, se agrega un botón con el nombre elegido por el usuario para identificar la consulta, junto a las otras consultas, sobre la botonera izquierda.

Al hacer clic sobre el mismo, el usuario podrá visualizar los resultados de su consulta predefinida. En éste ejemplo, si el cliente “Diego Gomez” realizara otra reserva, al hacer clic en “Diego Gomez”, se mostraría la nueva reserva, debido a que la misma cumple con los filtros indicados para la consulta guardada.


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Por último, el usuario puede optar por eliminar la consulta haciendo clic en el botón “Eliminar Diego Gomez”. El mismo aparece a partir de la primera vez que se utiliza la consulta guardada. Al eliminarse la consulta, se retira automáticamente el botón asociado de la botonera.

Botones e iconos

Imagen Descripción
HBE BI tipo de referencia.png Se muestran las tipos de referencia del localizador.
HBE BI tipo de fecha.png Se muestran los tipos de fechas por los cual se pueden buscar las reservas: Fecha Creación o Primer Servicio
HBE BI proveedor.png Se muestran los proveedores que tenga el operador habilitado
HBE BI zona.png Se muestran las zonas dadas de alta por el Operador.
HBE BI cuenta.png Se muestran las agencias del operador
HBE BI pago.png Se puede especificar si la reserva esta “Pagada” o “Pendiente”
HBE BI estado general.png Se muestran los estados en los cuales puede estar una reserva
HBE BI guardar.png Al seleccionar esta opción, se guardan los filtros de búsqueda ingresados como una consulta de reservas
HBE BI eliminar una consulta.png Al seleccionar esta opción, se elimina la consulta
HBE BI boton consulta.png Al seleccionar esta opción, el sistema exporta el listado de reservas a un Archivo Excel
HBE BI export excel.png Al seleccionar la opción de la consulta guardada, se muestra la consulta
HBE BI boton filtrar.png Luego de presionar Filtrar, realiza la búsqueda de las reservas de acuerdo a los filtros ingresados.
HBE BI boton limpiar.png Luego de presionar Limpiar, se limpian los filtros de búsqueda, y se muestran todas las reservas


Detalle de reserva y acciones sobre la reserva

Objetivo

El usuario puede consultar el detalle de una reserva y realizar diferentes acciones sobre la reserva o sobre el ítem de una reserva.

Las acciones que se pueden realizar sobre una reserva son: Finalizar Reserva, Informar pago, Consultar historial, Cancelar Reserva, Levantar Vencimiento, Enviar Voucher por mail, Emitir Voucher y Liquidación.

Las acciones que se pueden realizar sobre una reserva son: Ver Errores, Informa pago, Consultar historial, Cancelar ítem de Reserva, Levantar Vencimiento, Enviar Voucher por mail, Emitir Voucher y Liquidación.

Funcionalidad y Pantalla

Para acceder a esta función, el usuario debe ingresar en el Backend, seleccionar la opción “Gestión de Reservas” y luego la opción “Consultar Reservas”. Al ingresar a esta pantalla se muestra una serie de filtros de búsqueda y un listado de Reservas que se generaron en el Frontend.

Para ingresar a consultar el detalle de una reserva, se debe hacer clic en el icono de detalle HBE boton accion.png y el sistema muestra el detalla de la reserva.


HBE detalle y acciones de reserva.png


El usuario podrá consultar las reservas de sus agencias el sistema muestra una pantalla con los datos de la reserva, y la posibilidad de realizar operaciones sobre la misma o sobre algún ítem particular.

Las acciones que se realicen sobre la reserva en su conjunto influirán en todos los ítem. Las acciones particulares sobre los ítems sólo tendrán repercusión sobre los mismos y harán que la reserva tenga un estado mixto en caso de que los estados de los distintos ítems sean dispares.


HBE ver reserva.png


Modificar Nombre y Apellido

El usuario solo podrá modificar el Nombre y Apellido del Cliente de la reserva.


HBE modificar nombre y apellido icono.png


Al realizar clic en el icono de modificar se habilita los campos a modificar.


HBE modificar nombre y apellido.png


Luego de modificar los campos se debe presionar la opción para confirmar el cambio


Listado de acciones de la Reserva General

HBE herramientas de reserva.png


  • “Informar Pago”: Se utiliza para informar el pago de la Reserva en su totalidad. Está habilitado desde que la reserva se ha confirmado. Se deshabilita una vez que se informó el pago de la misma.
  • “Historial”: Permite consultar los distintos estados por los que fue atravesando la reserva acorde a las acciones que se realizaron sobre la misma. No tiene efectos sobre los demás botones.


HBE historial.png


  • “Cancelar”: Al hacer clic sobre el mismo, Price Surfer considerará la solicitud de cancelación realizada por el usuario y envía la petición correspondiente al consolidador. En caso de haber incurrido en gastos de cancelación, el sistema notificará dicha situación, y posteriormente, deberá informarse el pago de los mismos, por lo que el botón PAGAR continuará habilitado. De lo contrario, no.
  • “Vencimiento”: Levanta el vencimiento de la reserva, eliminando la fecha de vencimiento asociada a la misma.
  • “Enviar”: Se utiliza para enviar la información de la reserva al cliente a través de un correo electrónico, a la dirección especificada por el mismo.
HBE enviar.png


  • “Voucher”: Permite la generación en PDF del Voucher asociado a la reserva.
  • “Liquidación”: Permite enviar una liquidación informando a la agencia los montos y formas de pagos aceptados para la reserva.

Listado de acciones de los ítems de la Reserva

HBE items reservados.png


  • “Informar Pago”: Se utiliza para informar el pago del ítem. Está habilitado desde que el ítem se ha confirmado. Se deshabilita una vez que se informo el pago del mismo.
  • “Historial”: Permite consultar los distintos estados por los que fue atravesando el ítem acorde a las acciones a las que fue sometido. Se activa luego de la primera gestión sobre el mismo. No tiene efectos sobre los demás botones.
  • “Cancelar”: Al hacer clic sobre el mismo, Price Surfer considerará la solicitud de cancelación realizada por el usuario y envía la petición correspondiente al consolidador. En caso de haber incurrido en gastos de cancelación, el sistema notificará dicha situación, y posteriormente, deberá informarse el pago de los mismos, por lo que el botón “Pagar” continuará habilitado. De lo contrario, no.
  • “Vencimiento”: Levanta el vencimiento del ítem, eliminando la fecha de vencimiento asociada al mismo para evitar la auto-cancelación.
  • “Enviar”: Se utiliza para enviar la información del ítem al cliente a través de un correo electrónico, a la dirección especificada por el mismo.
  • “Voucher”: Permite la generación en PDF del Voucher asociado al ítem de la reserva.
  • “Liquidación”: Permite enviar una liquidación informando a la agencia los montos y formas de pagos aceptados para la reserva.
  • “Ver Gastos de Cancelación”: Permite consultar las tarifas que se cobrarán en caso de Cancelar o modificar la Reserva.


HBE gastos cancelacion.png

Botones e íconos

Imagen Descripción
HBE BI inf pago.png Opción de la Reserva: Al presionar esta opción se informa el Pago de la Reserva completa
HBE BI historial.png Opción de la Reserva: Al presionar esta opción se ingresa a consultar el historial de la Reserva
HBE BI cancelar.png Opción de la Reserva: Al presionar esta opción se cancela la Reserva completa
HBE BI vencimiento.png Opción de la Reserva: Al presionar esta opción se levanta el vencimiento de la reserva
HBE BI enviar.png Opción de la Reserva: Al presionar esta opción se abre la pantalla para enviar por mail la información completa de la Reserva
HBE BI voucher.png Opción de la Reserva: Al presionar esta opción genera el Voucher de la reserva completa en formato PDF
HBE BI liquidacion.png Opción de la Reserva: Al presionar esta opción se muestra la liquidación de la reserva completa
HBE BI nombre y apellido.png Al seleccionar la opción modificar HBE boton accion.png se habilita el campo Nombre y Apellido
HBE BI confirmar nom y ape.png Luego de modificar, se presiona el botón confirmar para hacer efectivo el cambio
HBE BI inf pago.png Opción de ítem: Al presionar esta opción se informa el Pago del ítem de la Reserva
HBE BI historial.png Opción de ítem: Al presionar esta opción se ingresa a consultar el historial del ítem de la Reserva
HBE BI cancelar.png Opción de ítem: Al presionar esta opción se cancela el ítem de la Reserva
HBE BI vencimiento.png Opción de ítem: Al presionar esta opción se levanta el vencimiento del ítem de la reserva
HBE BI enviar.png Opción de ítem: Al presionar esta opción se abre la pantalla para enviar por mail la información del ítem de la Reserva
HBE BI voucher.png Opción de ítem: Al presionar esta opción genera el Voucher del ítem de la reserva en formato PDF
HBE BI liquidacion.png Opción de ítem: Al presionar esta opción se muestra la liquidación del ítem de la reserva
HBE BI ver detalle gastos cancelacion.png Al presionar esta opción se abre una pantalla para consultar las tarifas que se cobrarán en caso de Cancelar o modificar la Reserva

Informar pagos

Objetivo

Desde esta sección se puede informar pagos completos de las reservas que fueron realizadas en el Frontend de Price Surfer por la red de agencias del operador. De ésta manera, se puede controlar el saldo disponible de cada una de ellas. En caso de querer pagar un ítem particular, dicho pago debe realizarse consultando previamente la reserva en la sección Consultar Reservas.

Funcionalidad y Pantalla

Para acceder a la pantalla se debe ingresar al Backend de Price Surfer, ir a la sección “Gestión de Reservas” y luego seleccionar “Informar Pagos”.

La pantalla principal muestra inicialmente un combo donde el usuario debe seleccionar una de sus agencias para pagar las reservas de la misma. Una vez seleccionada la agencia, se muestra un combo donde debe seleccionar uno de los contratos configurados con dicha agencia. Luego de seleccionar el contrato, el sistema muestra un botón “Aceptar”, sobre el cual debe hacerse clic para ver el listado de reservas realizadas con el contrato seleccionado de la agencia seleccionada, sobre las cuales se puede informar pagos.

Una vez aceptado el contrato, el sistema muestra un listado de las reservas que aún tenga ítems sin pagar, una sección para filtrar el mismo y la información referente al crédito: Total crédito, Crédito utilizado y Saldo.


HBE informar pago de reservas.png


El listado puede filtrarse para facilitar la búsqueda de una reserva. Para realizar un filtrado, se deben completar los datos a filtrar en la sección “Filtros” y luego hacer clic en “Buscar”. Para quitar los datos de filtrado, se debe hacer clic en “Limpiar”.

Los campos del filtro de búsqueda son los siguientes:

  • Localizados (de Reserva o de ítem)
  • valor del localizador
  • Fecha (de Reserva o de Primer Servicio)
  • Rango de Fecha


HBE filtros pagos.png


El usuario puede consultar las reservas haciendo clic sobre el identificador. El sistema muestra una pantalla con los datos de la misma, y la posibilidad de realizar operaciones sobre la reserva general o sobre algún ítem particular. Dicha pantalla es la misma que se accede desde la consulta de reserva.

El listado muestra los datos más relevantes de la reserva: Identificador, Cliente, Fecha de creación, Fecha de Primer Servicio, Estado, Monto y A Pagar.

Seleccionar Pago de Reserva

Se puede seleccionar el pago de la reserva de dos maneras:

  • Sobre la columna “A pagar” se muestra un ícono de una tilde verde HBE tilde.png. Al hacer clic sobre el mismo, se seleccionarán todas las reservas para informar pago.
  • Se puede seleccionar/deseleccionar las reservas a pagar haciendo clic en el ícono HBE boton cancelar.png asociado a cada reserva en la columna “A pagar”. El sistema irá actualizando el total a informar pago automáticamente.

Para informar el pago, luego de haber seleccionado las reservas para actualizar, se debe hacer clic en el botón “Informar Pago” que se encuentra en la parte inferior del listado. El sistema muestra un mensaje informando que la operación se ha realizado con éxito.

Botones e Íconos

Imagen Descripción
HBE BI agencia.png Se muestran las agencias del operador
HBE BI contratos.png Se muestran los contratos que tiene la agencia seleccionada
HBE BI boton aceptar.png Luego de presionar aceptar se muestran las reservas de la agencia y del contrato que no estén pagadas
HBE BI localizador.png Se muestra el tipo de localizador a utilizar en el filtro de búsqueda (de Reserva o de ítem)
HBE BI fecha gestion reservas.png Se muestra el tipo de Fecha a utilizar en el filtro de búsqueda (de Reserva o de Primer Servicio)
HBE BI boton buscar.png Luego de presionar Buscar, realiza la búsqueda de las reservas de acuerdo a los filtros ingresados.
HBE BI boton limpiar.png Luego de presionar Limpiar, se limpian los filtros de búsqueda, y se muestran todas las reservas
HBE BI seleccion reservas.png Al seleccionar esta opción se seleccionan todas las reservas de la lista
HBE BI quitar seleccion reservas.png Al seleccionar esta opción se quita la selección de todas las reservas de la lista
HBE tilde.png Al seleccionar esta opción se selecciona la reserva
HBE boton cancelar.png Al seleccionar esta opción se quita la selección de la reserva
HBE BI consulta localizador.png Al seleccionar el link del localizador de la reserva, se abre la consulta de la reserva
HBE BI boton informar pagos.png Al seleccionar esta opción se informan los pagos de las reservas seleccionados

Proceso de modificación de reserva

Price Surfer no cuenta con la funcionalidad para realizar la modificación de una reserva, si un operador/agencia desea realizar la modificación de una reserva lo deberá realizar de acuerdo a alguno de los siguientes procedimientos:

  • Modificación de reserva en el Proveedor
  • Cancelación de Reserva


Modificación de reserva en el proveedor

Cuando una agencia genera una reserva en Price Surfer la misma se da de alta en el proveedor. Si la agencia necesita modificar dicha reserva, deberá contactarse con su operador para que él realice la modificación de la reserva en el Backend del Proveedor.

Luego de que el operador realiza la modificación de la reserva en el proveedor existen dos esquemas para la actualización de la reserva en Price Surfer que depende de la operatoria del proveedor:

Actualización de reserva en Price Surfer al consultar el detalle de la misma (pull):


HBE actualizacion reserva pull.png


En este esquema, para actualizar la reserva en Price Surfer, se debe solicitar al Proveedor la información actualizada del la misma.

Para actualizar la reserva en Price Surfer, el agente o el operador pueden realizarlo desde el Backend o desde el Frontend.

En el Backend debe seleccionar la sección “Gestión de Reservas”, seleccionar “Consultar Reservas”, y seleccionar la reserva que desea consultar/actualizar. Cuando se ingresa a consultar la reserva Price Surfer solicita la información actualizada de la reserva al proveedor y muestra la reserva actualizada.


HBE gestion reservas busqueda.png


En el Frontend debe seleccionar la sección “Mis Reservas y cotizaciones”, luego de consultar las reservas existentes, se debe seleccionar la reserva que desea consultar/actualizar. Cuando se ingresa a consultar la reserva, Price Surfer solicita la información actualizada al proveedor y muestra la reserva actualizada.


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Actualización de reserva en Price Surfer al modificar la reserva en el Proveedor (push):


HBE actualizacion reserva push.png


En este esquema, cuando se realiza la modificación de la reserva en el proveedor, este informa a Price Surfer los cambios y se actualizan en la base de datos de Price Surfer.

Luego el operador o la agencia al ingresar a consulta la reserva desde el Backend o Frontend de Price Surfer visualizarán las modificaciones de la reserva.

Cancelación de reserva y creación de nueva reserva

Cuando una agencia genera una reserva en Price Surfer la misma se da de alta en el proveedor. Si la agencia necesita modificar dicha reserva, una alternativa es cancelar la reserva generada y volver a crear una nueva reserva con los datos correctos de la misma.


HBE cancelacion reserva flujo.png