Price Surfer Hoteles - Cancelación automática
Sumario
Introducción
El Modulo de Cancelación Automática permite configurar reglas, con parámetros específicos, para que las reservas se cancelen automáticamente aplicando dichos parámetros.
Dicho modulo permitirá un mayor control sobre las reservaciones que realicen las agencias y evitará que incurran en gastos de cancelación aquellas que no serán tomadas.
Funcionalidad
Desde el Backend de Price Surfer podrá acceder a la sección Cancelación Automática, desde donde realizará las configuraciones correspondientes para que la herramienta aplique correctamente a las reservas de sus agencias.
En dicha sección podrá configurar las reglas con las cuales trabajará, podrá ver el listado de reservas próximas a cancelarse, y tener acceso a la configuración del envió del email informando las reservas que se cancelaran.
Configuración
El Operador deberá ingresar al Backend de Price Surfer para definir las reglas de Cancelación Automática para uno o varios proveedores. El sistema siempre validará que al menos un proveedor este seleccionado.
Dentro de los parámetros de configuración de la regla, también puede seleccionar que la misma aplique a contratos específicos de agencias y al contrato Operador.
Para acceder a Cancelación Automática, debe ingresar al Backend de Price Surfer, a la sección Cancelación Automática.
Dentro de la sección Cancelación Automática, tendrá las opciones para crear reglas, ver el listado de reservas próximas a cancelarse y configurar el mail de aviso de las reservas próximas a cancelarse.
Para crear una nueva regla, debe seleccionar Reglas, y luego Crear. Los campos obligatorios que debe completar para crear una nueva regla son:
- Nombre de la regla (sugerimos ingresar el nombre del proveedor y a quien aplica, por ejemplo, GTA – Todas las agencias y Operador)
- Selección de al menos un proveedor (los proveedores que podrán seleccionar son los habilitados para el contrato operador)
- Tipos de contratos (Cuenta Corriente o Pago previo emisión Voucher)
- Regla de cancelación
- Plazo de pago
- Agencias
Una vez completados los campos obligatorios, debe decidir si la regla aplicará al contrato Operador y a qué tipo de contrato desea que aplique, Cuenta Corriente o Pago previo emisión voucher. Si selecciona una estas últimas opciones, el sistema automáticamente deshabilitará la posibilidad de seleccionar una agencia en particular.
Para configurar la regla de Cancelación Automática, se debe seleccionar cuando aplicará la misma.
Se pueden seleccionar dos opciones para calcular el plazo de cancelación:
- Fecha de vencimiento del proveedor: la fecha de cancelación automática se calculará teniendo en cuenta la fecha del proveedor – (menos) los días ingresados
- Fecha cancelación automática = Fecha vencimiento proveedor - X días
- Fecha de creación de la reserva: la fecha de cancelación automática se calculará teniendo en cuenta la fecha de creación de la reserva + (más) los días ingresados
- Fecha cancelación Automática = Fecha creación de reserva + X días
Otra opción que se podrá definir en la regla de Cancelación Automática es el Plazo de Pago. Este plazo se calculará de dos formas:
- Fecha de cancelación automática: la fecha de pago de la reserva se calculará a partir de la fecha de cancelación automática – (menos) la cantidad de días ingresados.
- Fecha pago = Fecha de cancelación automática – X días
- Fecha creación de la reserva: la fecha de pago de la reserva se calculará a partir de la fecha de creación de la reserva + (más) la cantidad de días ingresados.
- Si se selecciona esta opción en conjunto a "Fecha de creación de la reserva" en la sección de Cancelación Automática, el plazo a indicar deberá ser menor al establecido en la cancelación, excepto que se seleccione la opción 1.
- Fecha pago = Fecha de creación de reserva + X días
En la sección Agencias, podrá configurar que la regla aplique a todas las agencias que tiene ingresadas en el sistema, o a determinadas agencias. En el caso que desee que la regla aplique a una agencia en especial, deberá seleccionar la misma y pasarla a la columna “Aplica a”.
Recuerde que, cuando se realice una reserva que ya incurra en gastos de cancelación o la fecha de vencimiento sea menor a hoy, la regla de cancelación no aplicará.
Recuerde que para que el módulo de cancelación automática pueda realizar las cancelaciones, tanto la agencia, contrato y usario con el que se generó la reserva deben estar habilitados, de lo contrario, la cancelación no se ejecutará.
Recuerde que la regla de cancelación automática no tiene en cuenta las reservas que tengan políticas de cancelación no reembolsables.
En la creación de una regla de Cancelación Automática, el sistema validará, al momento de guardar la misma, que la regla esté aplicando al menos para un proveedor y que este aplicando al menos para una agencia. El sistema por defecto, estará seleccionando que la regla aplique a Todas las agencias.
Al momento de crear una nueva regla, el sistema también validará el proveedor al que aplica (Price Surfer no permite crear dos reglas que apliquen al mismo proveedor o agencia) y a la agencia a la cual aplicará la regla.
En el caso de que el Operador decida integrar un nuevo proveedor que no se encontraba conectado al momento de crear la regla de Cancelación Automática, el sistema NO aplicará dicha regla inmediatamente para ese nuevo proveedor. El Operador deberá crear una nueva regla para el nuevo proveedor, o editar la regla ya creada para que aplique también al mismo.
Si la regla creada aplica a un proveedor que actualmente se encuentra deshabilitado, al momento de ingresar a editar la regla, el proveedor continuará habilitado para aplicar la misma cuando se vuelva a habilitar el proveedor.
Fecha de Vencimiento de la reserva
Al momento de crear y configurar la regla de Cancelación Automática, el sistema calculará la Fecha de Vencimiento en base a los parámetros ingresados en la regla. Dichos parámetros son:
- Fecha de vencimiento del proveedor: la fecha de cancelación automática se calculará con la fecha del proveedor – (menos) los días ingresados
- Fecha cancelación automática = Fecha vencimiento proveedor - X días
- Fecha de creación de la reserva: la fecha de cancelación automática se calculará a partir de la fecha de creación de la reserva + (más) los días ingresados
- Fecha cancelación Automática = Fecha creación de reserva + X días
Recuerde que la fecha de Vencimiento se visualizará en el Frontend (Ingreso de datos de pasajeros), en el Voucher, en el mail de confirmación; siempre que la opción “Mostrar Fecha de Vencimiento en el Frontend” se encuentra habilitada en el contrato de la Agencia.
Dicha fecha de vencimiento, será la fecha en la cual se cancelará la reserva en caso de NO cumplir con las siguientes especificaciones:
- Tener levantado el Vencimiento de la reserva
- Tener Informado el Pago de la reserva
El estado de la reserva debe ser siempre “Confirmado” o “Pendiente de Confirmación”.
Si se informó el pago de la reserva o se levantó el vencimiento de la misma, la regla dejará de aplicar para esa reserva.
Fecha de Pago de la reserva
La fecha de pago se calculará a partir de los siguientes parámetros ingresados en la regla de Cancelación Automática:
- Fecha de cancelación automática: la fecha de pago de la reserva se calculará a partir de la fecha de cancelación automática – (menos) la cantidad de días ingresados.
- Fecha pago = Fecha de cancelación automática – X días
- Fecha creación de la reserva: la fecha de pago de la reserva se calculará a partir de la fecha de creación de la reserva + (más) la cantidad de días ingresados.
- Si se selecciona esta opción en conjunto a "Fecha de creación de la reserva" en la sección de Cancelación Automática, el plazo a indicar deberá ser menor al establecido en la cancelación, excepto que se seleccione la opción 1.
- Fecha pago = Fecha de creación de reserva + X días
Para que se visualice la Fecha de Pago, deberá estar habilitada la opción desde el contrato de la agencia, “Mostrar fecha de pago”.
La fecha de pago se visualizará en el Frontend antes de confirmar la reserva (Ingreso de datos de pasajeros), en el mail de confirmación y en el detalle de la misma en el Backend de Price Surfer.
Listado de reservas próximas a cancelarse
En la sección Listado, dentro de Cancelación Automática, se visualizarán las reservas que están próximas a cancelarse. Se visualizará un resumen con las reservas que se van a cancelar en forma automática en el día, en las próximas 24 y 48 horas.
También se podrán visualizar las Cancelaciones Realizadas y las Cancelaciones con Errores (Error en la cancelación – Contacte Soporte).
En el resumen de las reservas que se van a cancelar de forma automática se informa:
- Localizador del ítem de la reserva: al seleccionar el link del localizador, se abre el detalle de la reserva, y al hacer click en “Listado”, el sistema vuelve al listado de reservas próximas a cancelarse automáticamente.
- Proveedor
- Fecha de creación de reserva
- Ciudad del hotel
- Fecha de Checkin
- Pasajero principal
- Agencia
Las reservas que se informan son:
- Las que tienen el ítem en estado “Confirmado”.
- El ítem de la reserva no fue pagado (no se informó el pago del ítem o de la reserva)
- El ítem de la reserva cuyo vencimiento no fue levantado
Las reservas se podrán visualizar en 3 solapas diferentes acuerdo a la fecha de vencimiento:
- en la solapa HOY: se muestran las reservas que tengan Fecha de Vencimiento menor o igual a HOY + 1 (se tiene en cuenta menor o igual a hoy para el caso de que un día no se ejecuto el proceso)
- en la solapa “Próximas 24 hs”: se muestra las reservas que tengan Fecha de Vencimiento igual a HOY + 2
- en la solapa “Próximas 48 hs”: se muestra las reservas que tengan Fecha de Vencimiento igual a HOY + 3
En la solapa Cancelaciones Realizadas, se mostraran las reservas que se cancelaron de forma automática con la siguiente información:
- Localizador del ítem de la reserva: al seleccionar el link del localizador, se abre el detalle de la reserva y al hacer click en “Listado”, el sistema vuelve al listado de reservas canceladas
- Proveedor
- Fecha de creación de reserva
- Ciudad del hotel
- Fecha de Checkin
- Pasajero principal
- Agencia
En la solapa Cancelaciones con Errores, se mostraran las reservas en las cuales ocurrió algún tipo de error al momento de cancelarla con la siguiente información:
- Localizador del ítem de la reserva: al seleccionar el link del localizador, se abre el detalle de la reserva y al hacer click en “Listado”, el sistema vuelve al listado de reservas canceladas con errores
- Proveedor
- Fecha de creación de reserva
- Ciudad del hotel
- Fecha de Checkin
- Pasajero principal
- Agencia
Al consultar las reservas que se cancelaron con errores, las mismas actualizarán su estado a Confirmadas, ya que no se confirmó la cancelación, sino que falló. En estos casos, el sistema continuará intentando cancelar la reserva.
Al Operador se le informarán todas las reservas generadas por el operador y las reservas generadas por sus agencias, dependiendo la configuración de la regla de Cancelación Automática.
Modificación de la fecha de vencimiento
El Operador puede modificar la Fecha de Vencimiento de una reserva. Debe ingresar al Backend de Price Surfer, luego a Gestión de Reservas, y buscar la reserva a la cual quiere modificarle la Fecha de Vencimiento.
Si la agencia tiene habilitada Cancelación Automática, se visualizará, en el detalle de la reserva, la Fecha de Pago y un nuevo botón que es Fecha de Cancelación. Sólo se podrá modificar la fecha de vencimiento por ítem, no por la reserva en general.
En el botón Fecha de Cancelación, tendrá la posibilidad de modificar la fecha de Cancelación Automática. Una vez modificada dicha fecha, el sistema tomará la nueva fecha de vencimiento para cancelar el ítem de la reserva.
Configuración de e-mail de aviso
En la sección Configuración, dentro de Cancelación Automática, se configurará el envío del mail de aviso de las reservas próximas a cancelarse. El mail lo recibirá el Operador y la Agencia, no el usuario que realizó la reserva.
Price Surfer realizará diariamente un proceso en el cual se detectarán las reservas que están próximas a cancelarse dentro de las 24, 48 o 72 horas.
Se podrá especificar si el Operador desea recibir los mails de aviso de las reservas que estén próximas a cancelarse a las 24, 48 o 72hs.
Se debe selección al menos una opción dentro de “Informar las siguientes reservas” y al menos una opción dentro de “Aplica a”.
Visualización de la herramienta para las agencias
La Cancelación Automática se habilitará para todas las agencias del Operador. Las mismas tendrán acceso, desde el Backend de Price Surfer, a la sección “Listado”, dentro de Cancelación Automática. En dicha sección sólo podrán visualizar las reservas de la agencia que estarán próximas a cancelarse, las reservas canceladas, y las canceladas con errores.
